受発注システムとは？選び方や導入までの流れについて解説
公開日: 2023.04.20
社内の受発注業務に結構な時間がかかってしまい、なんとか効率よく行いたいと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ヒューマンエラーを減らし少しでも効率的に行いたいと考えるのであれば、受発注システムを使いましょう。
こちらの記事では、受発注システムとは何か、選び方から実際に導入するまでの流れについて詳しく紹介していきます。自社に本格的に導入したいと考えている時には、ぜひ参考にしてみてください。
目次
１．受発注システムとは？
２．受発注システムの注意したい点
３．受発注システムの選び方
４．受発注システムの導入までの流れ
５．まとめ
受発注システムとは？
受注から発注の作業のほとんどをシステムの中で処理を効率的に行えるものを受発注システムと言います。これまで従業員が取引先から電話やFAXを通じ受注を行い、今度は発注画面に入力していた作業がすべてオンライン上で完結してしまいます。
BtoB受発注では、さまざまな取引先とのやりとりがあるものです。繁忙期になると受発注業務も忙しくなり、人の手だけでは間に合わない時もあります。忙しいからこそ入力ミスや聞き間違いが出てしまい、取引先にクレームを受ける場合もあります。本来の受発注業務のほかに、ミスをカバーするための作業も増えて大変です。
受発注システムを使えば、注文を受けた後そのまま発注をダイレクトに行えるためヒューマンエラーが発生しにくくなります。
受発注システムの利点
ヒューマンエラーが防げるほかにも、受発注システムを利用する利点は多々あります。
従業員がさまざまな業務を兼務して行っている場合、本来の仕事に集中できます。中小企業の場合従業員の人数もそこまで多いわけではないため、いくつかの業務を担当している場合も多いです。忙しい時期になった時受発注業務にばかり時間を割いていられないと思っても、取引先から連絡が来れば対応しなければなりません。受発注システムがあれば、すべてクラウドの中で行えるため入力作業も減ります。
ほかにも在庫管理や棚卸の業務も効率的に行えるようになり、ほかの業務に充てられる時間が増えます。取引先も商品を注文したい時に、在庫数がいくつあり、すぐにもらえるのか確認可能です。電話やFAXで個数を確認する手間が省けます。
受発注システムの注意したい点
自社としては受発注システムを使い効率良く取引したいと思っても、取引先はそう考えていない場合もあります。あまりパソコンやWebが得意ではない場合、従来通り電話やFAXでやり方を変えてほしくないと思っているかもしれません。機械の操作が苦手な方でも簡単に使える受発注システムを選ぶなど、工夫は必要です。いかに取引先にも利点をわかってもらえるかが、スムーズな導入の鍵です。
受発注システムの選び方
受発注システムを導入しようと検索してみると、さまざま出ていて何を選んだら良いのか迷ってしまうかもしれません。後からせっかく契約したのに使いにくいと不満を感じないように、選び方も覚えておきましょう。
自社に合っているかどうか
どんなに受発注業務の機能が充実しているように見えても、自社で使いたいものが少ないと意味がありません。いずれ将来的に使うかもしれないという機能が揃っているものよりも、導入したらすぐに活用できる機能が充実しているものを選びましょう。
万が一自社でほしいと思っていた機能がない場合、カスタマイズできるのかもチェックします。オリジナルにカスタマイズができれば、より自社で使いやすい受発注システムとなり仕事の効率がグンとアップします。
既存システムとの相性
今まで使用していた既存システムと連携が取れるかどうかも重要です。各企業それぞれ今までのやり方があり、すべて一気に変えるのは難しいでしょう。既存のシステムと連携ができれば、これまで使ってきたものをそのままにスムーズに受発注システムが利用できます。何も考えずに契約してしまうと、後から連携したいと思ったらできなかったと後悔してしまいます。
コストをかけてメリットが大きいかどうか
受発注システムを利用する際、少なからず導入費用や月額など何かしらのコストがかかってきます。今よりも多少楽になるものの、企業としてそこまで費用のメリットを感じないのであれば意味がありません。逆に経費が増えてしまい、無駄金を使うことになってしまう可能性もあります。ほかにも、初期費用がかかる場合は、何年かければ回収できるのかも計算してきましょう。
サポートが手厚いかどうか
いくら簡単に使用できると謳っている受発注システムでも、初めて導入したばかりの時はわからない点が出てくるものです。触ること自体が初めてになるため、自分たちでは解決できない場合もあるでしょう。その際、操作方法などすぐに教えてくれて、ほかにもトラブルや不具合などの時に瞬時に対応してくれる業者を選びましょう。せっかく導入したのに何回電話してもつながらないとなると、業務に大きな支障を来してしまいます。
取引先も使いやすいものを選ぶ
自社だけが使いやすい受発注業務を選んでしまうと、取引先からは不満が出てしまいます。電話やFAXのアナログなやり方に戻してほしいという取引先も出てきてしまい、トラブルになってしまいます。取引先の立場になり、操作方法が簡単なものを選びましょう。電話やFAXで行うよりも、便利で簡単だと思ってもらえる受発注システムを選ぶのがコツです。
受発注システムの導入までの流れ
ここからは、受発注システムの導入までの流れについて紹介していきます。
受発注システムについて知っておく
まずすぐにどこの業者にするのか探すのではなく、受発注システムについての知識を身につけておきましょう。いざ選ぶ段階になっても、知識がないと正直よくわからないままになってしまいます。
受発注システムは、自分たちですべてをカスタマイズして一から作れるもの、一部のみをカスタマイズして既存の機能に組み合わせられるもの、そして既存の機能のみを活用できるものがあります。費用を考えると既存の機能のみを活用するケースが安く、すべてを自社オリジナルにしようと高くなってしまうので注意が必要です。
自社に合うものをいくつか比べる
選ぶ段階では、いくつかの受発注システムを比べてみます。業者ごとに特徴や力を入れている部分は異なってきますので、より業務問題を解決できる機能が入っているものを選びましょう。ほかに機能が充実していても、複雑で使いにくければ意味がないため、シンプルでどんな人でも操作しやすいかどうかも確認します。
1つに決めたら導入の準備をする
いくつか比べた中でも、自社に合っている受発注システムを選べたら、今度は導入の準備をします。急に新しいシステムが入ってくると、最初は従業員も戸惑うものです。少しでもスムーズに回せるように準備を行い、取引先にも合意を取ります。シミュレーションを行い、マニュアル化もしましょう。
実際に導入した受発注システムを使う
自社に受発注システムが来たら、実際に使いつつ定期的に課題を見直していきます。新たに出てきた課題を解決するため、マニュアルも追加で作成します。導入してからも、特にはじめの頃は見直さなければいけない部分は出てきやすいので、スムーズな流れで受発注業務が進められるようにしていきましょう。
まとめ
受発注システムを導入すれば、今まで従業員が行っていた業務をオンライン上でシステムが代わりに行ってくれるため、受発注業務が効率アップします。よりBtoB受発注業務の効率を図るためには、選び方も重要です。導入までもしっかりと選び準備をしておけば、比較的スムーズに使うことができます。
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